Trasladar o mudar una oficina es un caos logístico para cualquier empresa.
Nos encontramos con un escenario que cualquier director o responsable de servicios de una empresa odiará inevitablemente, ya sea por un negocio que se quede pequeño de espacio o este buscando una opción mas económica para reducir sus gastos. Nos encontramos ante una situación estresante, ya sea a nivel laboral o a nivel personal.
Las dudas y los inconvenientes empiezan desde el momento en el cual se toma la decisión de realizar este cambio. Esta decisión conlleva meses de organización, por lo que sabemos que esta organización únicamente se puede conseguir con una buena planificación, coordinación y una correcta ejecución.
Desde Integra Serveis queremos ayudaros a identificar los puntos más fuertes a tener en cuenta. con el fin de hacer de tu traslado un movimiento que no detenga la actividad de tu empresa.
Implicación de los diferentes departamentos de la empresa
Es fundamental el trabajo y la comunicación entre los diferentes departamentos de la empresa afectados. Es importante tener en cuenta que elementos se van a trasladar, como por ejemplo mobiliario, documentación, maquinaria, esto decantará mucho los plazos finales para el traslado.
Comunicación con el personal de la empresa
Para que el cambio sea positivo es importante la comunicación con los trabajadores de los departamentos que se van a trasladar. Todos y cada uno de ellos deberán participar en el traslado, ya sea encajando documentación, identificando sus enseres personales, realizando inventarios de los objetos que se van a trasladar, etc. Así como informarles del nuevo sitio que ocuparán en las nuevas instalaciones.
La transparencia con el trabajador genera confianza, por lo que si lo hacemos partícipe la tensión que genera un cambio o a algo desconocido se reduce en gran medida, apoyando el cambio con una actitud más positiva lo que conlleva a una normalidad laboral.
Identificación de objetos, documentación y otros enseres.
La identificación de los objetos a trasladar, así como el conocimiento de su nueva posición, reduce el tiempo del traslado. Es importante conocer las nuevas instalaciones para tener previamente ubicado cada objeto en su lugar.
Del mismo modo la documentación a trasladar deberá ir identificada y a ser posible con un orden cronológico (o el que estime cada compañía) para hacer más fácil su desembalaje y colocación.
Coordinación con proveedores externos
En el caso de que las nuevas instalaciones necesiten la cooperación de más proveedores externos, tales como; electricidad, fontanería, etc. Es importante que estas gestiones estén finalizadas para proceder al traslado de la empresa, con esto evitaremos demorar el traslado para poder cumplir las previsiones pactadas.
De esta manera la conexión con los equipos informáticos será automática y esto conlleva a trasladar al trabajador y que pueda empezar su actividad laboral en el momento que realiza el cambio.
Cuando hacer el traslado
Lo ideal sería que el traslado se hiciese en horario no laboral, de esta manera no se interrumpe en ningún momento la actividad de la empresa.
Si el traslado es de una gran envergadura o es una compañía completa es recomendable hacerlo por fases. En este caso de prioriza con los departamentos que no pueden detener la actividad laboral de la empresa.
Una vez realizado el traslado solo podemos decirte ¡DISFRUTA DE TU NUEVO ESPACIO!
INTEGRA SERVEIS
Un sueño, un proyecto, una realidad.
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